【他山之石】教育科研档案资料如何管理

教育科研档案资料如何管理

李  黎

一、加强科研档案管理的意义
　　现在，随着教育改革的深化，教育科研日益成为学校全面提高教育教学质量、提高教育决策的科学性、提高教师素质的需要。尤其是我区，随着科研的不断深入，领导和教师都越来越重视将科研与教育教学工作紧密结合起来，建设和发展现代化的学校，学校教育科研水平已成为学校办学水平的一个重要标志。而我们大家可能也已经体会到教育科研资料在研究中所起到的重要作用。加强科研档案的规范性、科学性，已经成为一项新的课题。那么科研档案的意义到底何在呢？
　　科研档案资料是一笔宝贵的可再生的财富。
　　1.科研资料能帮助研究者了解有关研究领域的已有成果、发展历史、当前的研究动态。
　　我曾在天津的一所小学学习了半年，给我印象特别深的就是学校整整一间屋子的科研档案，包含了学校从90年初开始搞科研以来的所有档案资料。其全面、其详细让我们用了几个月的时间去翻阅、去记录。我们是2001年去学习的，那之前电脑还未普及，学校的所有档案几乎都是手写的，但却非常细致。例如他们学校是在市教科院的“创造教育”这一课题之下承担着“创造教育课堂教学模式”的子课题研究，在开展课题研究的前期他们将古今中外所有关于模式的资料全部收集在一起，编辑了五本资料集：古代的理论（追溯至孔子的教育思想）、国内、国外课堂教学实践及理论（像很多国内著名的教学模式的发展远源都汇集在一起）。他们正是将这一资料作为一个取之不尽的资源库，从中追寻前人的足迹，借鉴他人的经验，开辟新的思路，创造出了他们学校教学模式的理论基础。他们的老师人手一套，老师们常说，每当课题研究中遇到困惑，找不着头绪时，翻一翻这几本资料定会“柳暗花明”。可以说，正是随着这些一手资料充实积累，学校的课题才得以在高起点上发展。
　　2.科研资料能为研究者提供事实依据，从而积累经验，提升理论。
　　我们非常熟悉的前苏联教育家苏霍姆林斯基，他能详尽地说出25年中对178名“最难教育”的学生所进行的工作及学生曲折的成长过程，他对3700名学生做了个案记录，可以说，他的教育思想理论正是产生于这些研究资料之中，研究问题——积累资料——提炼总结，这正是一个教师通过教育科研最终成为教育家的途径。
　　3.科研资料能帮助研究者理顺思路，促研究的深入与开拓，能启发研究者思维，激发灵感。
　　有时常听学校领导说，这一个学期真忙，一点也没闲着，觉着干了很多工作，可督导检查时从档案资料里却看不出，档案资料体现不出这一个学期忙了什么。有的学校档案资料非常多，但领导总结一学期的工作却是东一点、西一点，头绪不清，条理不明，特色不突出，说明档案资料不能使你清晰地回顾所做的工作。但也有的学校今年做了工作，积累了档案资料，明年再查，档案资料更丰富了、更完善了，工作总结也更新了，更有特色了。像纬三路小学围绕“语文课外资源搜集与运用”这一课题，第一学期让学生每课都查找相应的课外资料；第二学期就在此基础上让学生结合教材分专题查找相应资料；第三学期又发展为结合教材分专题查找资料并且进行研究性学习。也就是他的这一专项档案促进了总结工作、完善工作。
　　4.科研资料能为学校的可持续发展奠定基础
　　目前我们的教育科研还普遍存在着课题连续性不足、经常随意变动的问题，往往是因人而动，换一位校长就换一个课题。怎样有效提高课题的继承性、连续性？加强规划是一个方面，相应的资料搜集与整理同样非常重要。对一所学校而言，可能会出现不同领导思路不同的情况，但一所学校经过有效规划与发展之后，尤其是各项研究、举措都有章可守、有史可循时，历位校长可寻着这条线做深做实，那么受益者将是整个学校、更是整个教师队伍。如此，才能保证学校的可持续发展。我想，档案资料建设最为重要的意义正在于此。
　　所以在某种意义上说，科学研究过程就是对科研资料的搜集、使用和再创造的过程。因此如何科学地建立教育科研课题档案、如何科学地对课题档案进行管理已成为一个重要的课题。我区很多学校在这方面积累了十分可贵的经验，如育贤小学整个课题研究过程中不断创新完善档案资料，其课题研究中的学生资料和教师个人档案更是独具特色，济南市教科所在育贤小学专门召开了教育科研管理现场会。
　　今天在此只是就科研档案管理的最基本的要求做以介绍，展示的也只是一些个别学校的档案资料。在日后召开的教育科研工作大会上还将对全区各校的优秀科研档案进行展示，并且交流各校进行档案建设的优秀经验。
　　二、科研档案的内容分类及整理使用
　　下面，就科研档案的内容分类及整理、使用做以简单介绍，供大家参考，也希望大家能及早开始着手整理规范现有立项课题的档案资料，为结题做准备。
　　（一）课题档案
　　课题档案是在课题研究过程中形成的全部资料，包括文字资料、音像资料等。有关课题研究的配套档案是我们每所学校科研档案的主体部分。根据课题研究的不同阶段可分为前期档案、中期档案和后期档案。
　　1.前期档案
　　课题的前期档案主要包括：论证材料、课题立项申报材料、立项批准书、课题实施方案、开题会材料、课题研究规划、计划等是前期档案的基本材料需说明的第一点是关于课题研究规划、计划：有总课题的、长远的规划，也需有子课题的、近期的阶段计划。就是说课题研究在整个课题研究过程中还需制定长期的规划或分学期的计划，从而对课题的研究不断加以促进，提出发展要求。
　　需说明的第二点是关于课题实施方案：我们有很多有心的课题负责人像育明小学、永长街小学将其反复修改几稿的论证申报及课题方案都保存了下来， 并且标注了修改的遍数，而这一遍遍修改的稿子正是最珍贵的一手资料。像舜玉小学、经九路小学还将其教师的一遍遍加以改进的课题研究课教案保存下来。其实，每一次的修改，看似改的内容、改的环节，但实际上是一个对教育理念的不断理解、不断透化、不断领悟的过程。每一次的修改其理念的支撑是什么，其思想的转变是什么，其改前与改后的效果怎样，都可以利用这些资料加以反思、总结提炼。从而达到我们对教育理念的顿悟。而这些几易其稿的方案也好，教学设计也好，再加以反思正是一个完整的案例。所以，我们提倡对一些体现课题研究价值的材料要保留原稿、修改稿及定稿；提倡透过修改的轨迹反思总结发展的根本缘由。这是对档案资料的最充分的利用，也希望学校领导向老师们提供这种做法。
　　2.中期档案
　　课期中期档案是课题档案的核心部分，反映了研究的扎实程度、管理力度。因而近两年来，我们教科室工作的一项重要内容就是抓课题的过程性管理，强调过程性档案的积累建立。正是希望以此来促各校对课题研究的管理与开展。也就是说，如果你研究中期档案短缺，材料不全不细不真，从一个侧面反映了管理工作的薄弱；反之，如果中期档案信息充足，整理规范，也能反映出学校管理工作的务实高效，具有规化性。科研的实质是有所创新，创新是离不开过程性资料积累组合的。所以科研主任及课题负责人应从思想上、从管理的高度重视过程性研究活动的开展、过程性档案的建立积累。把过程性资料的积累和整理视为是提高研究质量，反映研究前后变化，促进教师发展的重要保证。
　　中期档案最基本的项目应该有：
    课题实施过程的原始资料：
　　A.调查问卷及数据统计分析：调查问卷是课研究中经常使用的手段。如七里山幼儿园的课题是“3－6岁幼儿良好行为习惯的研究”，为调查了解幼儿在家的行为习惯进行了家长问卷调查。纬二路小学、舜耕小学向学生及家长分别进行了问卷调查，了解他们在课题研究中的感受和变化。育明小学还就对课题研究中学校实施的举措向教师们调查了意见及建议。在研究初期进行相关调查，可以掌握原始情况，日后进行对比。在研究中期进行相关调查，可以帮助我们总结经验，认识问题。这些学校不但进行了调查，还对调查情况进行了数据统计，并根据数据进行了分析和总结。这些后续工作是十分必要和重要的。调查不是目的，分析问题，总结经验，并且由此提出下一步工作的改进方向才是目的。有些学校的档案中只有原始的问卷，那是死的，静的资料，我们应让它变活。对调查数据及时做以统计，总结经验和问题，这还没结束，在此基础上提出下一步课题研究的发展方向才算真正将调查问卷变为了“宝”。如果要整理档案的话，这本档案里就应包括样表、原始表（可单独存放，但不必装订，保存至课题结束后即可）、数据统计、分析及改进建议。当然问卷的设计也有很大学问，其设计的精当与否也能影响调查的结果。这个话题今后再议。
　　B.组织培训，召开会议的记录
　　即有关课题实验的培训，课题小组的研究活动等。要有时间、地点、人员、主题、主持、会议记要等基本情况记录。七里山小学配合研究设计了《教育科研“十五”课题实验文档》，六里山小学的《倾听漫谈随笔》，规范了教师的活动记录，加强了教师的思考。希望其他各校有条件的话也开发设计适合本校的课题研究活动记录。如不能成本，至少成表、成册。而且一定要扎扎实实的开展培训及研讨活动，并有专人负责做好记录。
　　此外，我们极力提倡学校在开展培训及研讨活动时做好“结合”的文章，将科研、教研、校本培训有机结合。我们在督导中看到有的学校教研活动记录大多是教学设计记录。教研活动就课论课。这周一课，下周一课，主要研究怎么上法。而科研活动记录多是理论摘要。其实，如果我们以学校的课题为主线、为主题，无论是什么活动，什么培训，什么学习，我们都据此展开。比如舜玉小学的课题是“构建实践性语文教学体系”，那么在教研活动备课时，除了体现新课改的一般理念，再重点研究一下如何在课堂上培养学生的实践能力，既能集中力量攻破课题，又能促课堂教学特色形成，还能使活动研之有物，研之有序，三全其美，何乐而不为？在我们编的第二辑《朝花夕拾――学校教育科研工作经验荟萃》中集中了许多学校“三研一体”的好做法，希望大家加以借鉴。希望各校本着为突现学校特色服务，提高工作效率的角度出发，统筹安排教研、科研、校本培训活动，教研、科研的分管主任领导一定要协办，要互通信息。在今年的督导及各种视导或不定期的抽查中我们将着力检查研究记录档案。
　　C.阶段性总结展示会议等材料
　　去年许多学校已召开了阶段性展示活动，如舜耕小学、经五、经八、经九、育才、育明、南上山、上新街等。在整理档案时需注意两点：一是要按会议程序将全过程资料入档，如议程、主持词、研究课教案、档案展示一览表、专家讲话记录、教师发言、领导讲话稿按序一一入档整理；二是一定要记录专家发言，做好整理。
　　D.有关课题研究的课例、案例、札记、论文、学习笔记等。
　　（2）中期研究成果
　　阶段总结（总课题的及分阶段的小结）、获奖统计（可单独列表，体现课题研究中获奖情况及成果）、证书复印件（这些都是结题时的重要资料）。尤其是学生在课题研究发展中的档案更要作为重要的一手资料加以保存整理。
　　（3）阶段检查记录等
　　如舜耕小学每学年都召开科研档案检查、纬二路小学通过检查对教师的科研量化计分，六里山小学将科研档案检查后列入教师四星级评价并与考核挂钩。
以上介绍的就是课题研究的中期档案。
　　3.后期档案
　　主要是指结题阶段的档案，最基本的内容应包括课题研究报告、申请验收报告、最终科研成果、课题验收鉴定书等。今后，有些学校将陆续结题，我们将结合着各校的结题分项进行有关结题工作的培训。
以上介绍的是课题档案。在此需强调注意的两个是：
　　第一，课题档案应是一题一档。有的学校把所有课题的计划、小结全都装订在一起，这是不科学的。一题一档有利于清晰地体现一个课题的研究进展情况，所以对区级以上立项课题各校还是实行一题一档，每一个课题都按前期、中期、后期将相应材料分类整理。同时分类时还应注意宁小勿大，有的归类的内容太多，显不出主题。
　　第二，积累资料更重要的积累反思性资料。目前我们的档案资料纪实性太强，反省不足。研究与工作的最大不同，在于工作一般只要求做了、做好就行，而研究则不仅要求做、做好，更重要的是要回过头去想一想为什么这样做？效果怎么样？怎样继承好的？怎样纠正不足？等等。反看我们现在学校的档案，绝大部分是记录过程，档案记录缺少反思，对活动的反思、对诸多发言的反思。以沙龙记录为例，纪实性的档案多只是记录谁谁谁说了什么，那位专家指导了些什么等等。严格讲，这不是研究性质的档案内容，理想的应该至少要包括这样一些内容：活动组织设想（主题确定依据、形式选择理由、参加人员如何确定、所请专家与本活动匹配程度等）、活动基本过程记录、活动精彩发言点评（类似作文点评，可收集参与者体会记录）、活动主要收获、对今后相关问题的启发与思考等等。最主要的：要以档案资料帮助反思，并将反思作为重要资料积累。
　　刚才在计划提到收03年的课题档案主要就是指前面所讲的中期档案。具体上交的内容和形式为：
　　计划性资料：03年课题研究阶段性研究计划
　　过程性资料：召开全校性的课题培训会、阶段性总结或其他有特色的活动资料的成套材料。
　　效果性资料：教师在课题研究中获奖情况一览表
　　总结性资料：03年课题阶段性小结（已上交不必再交，如有子课题可再交）
　　制度性资料：03年以来制定的课题管理制度
　　（二）科研综合档案
　　1.科研管理部门印发的有关科研工作的文件
　　2.学校的科研工作规划、计划、总结。
　　教育过程中的问题很多，方方面面、形形色色，都需要研究，都应该研究。
　　但相对于一所学校来说，精力有限，资源有限，人员有限，不可能全面出击，应有重点有选择。问题是怎样选择？如何确定主攻方面？这就牵扯到科研规划问题。国家、省、市都有自己的“八五”“九五”“十五”教育科研规划，目的就是根据特定时期教育发展的特定需要确定各自的研究的重点。相对而言，有些学校缺少这方面的明确规划，还停留在以课题代科研，将课题研究等同于教育科研的层次上。其后果就是以行动为主要特征的课题研究因不能与学校整体发展规划有效结合起来而丧失了坚实的基础，学校教科研的实际意义因而难以充分体现出来。所以我们提倡学校领导要以长远的眼光，高瞻远瞩，将学校的发展与教育科研紧密结合在一起，真正实现科研兴教，科研盛师。我们区的育贤小学、六里山小学的发展其实正是科研发展与学校发展融为一体的最好例证。
　　综合性的科研会议、培训材料。（如札记撰写的讲座、论坛的有关材料）
　　外出学习、培训的有关材料
　　科研工作中的各种奖励材料（获奖情况统计，证书复印及获奖作品）及成果材料（论文集，经验交流）
    （三）科研管理档案
　　这部分档案是科研管理活动的直接记录，它记载和反映了科研管理活动的历史过程和经验，包括学校科研的规划管理，机构队伍的建设与管理制度、课题管理、成果管理等各项管理活动中形成的管理科研文件材料。我们有很多学校就十分重视管理工作，建章立制，规范管理。（如：经八路小学：成果奖励制；胜利大街小学：课题经费承包制。六里山小学：制定了四星级教师评价制度。育贤二小：新的领导班子制定了切合学校实际的新的管理制度）
　　（四）教师个人科研档案
　　为鼓励和培养研究型教师，促进教师专业化发展，我们积极提倡各校，根据学校教育教学发展的实际需要，建立教师个人的科研档案。
　　为什么强调建立教师个人档案呢？学校科研工作，尤其是档案资料的整理工作，首要的目的一是记录自身研究探索、改革发展的印迹，记录真实的思想轨迹；再则是力求在记录整理的过程中加强反思，寻求下一步更好发展的方向或思路。但在目前看来，我们往往是舍本逐末，抛却了档案资料这一本来目的，一心一意为迎接检查而建设档案，于是假冒伪劣的档案便应运而生，于是乎临时抱佛脚层出不穷。最根本的危害则在于，档案资料建设远离了真正需要它的一线研究者——教师，深为课题组成员的教师不明了课题研究的计划、方案，许多人只是“要我干么我干么”，所以我们应该谨记，资料整理应面向基层、服务教师。通过教师自主的建立个人档案，丰富我们学校的档案。
　　三、科研档案的发展：
　　我们区有着良好的科研基础，也希望我们诸所学校能在此基础上不断发展科研工作，也不断更新完善创新科研档案，在此提出三项发展趋势：
　　1.加强对科研骨干教师的管理
　　实行档案管理，将科研骨干教师备案注册，建立学校科研骨干教师的管理档案。定期对其发展进行考核、并登记备案，并加强对科研骨干教师的培养培训工作，创造条件支持其参加学术活动。
　　2.实现科研档案管理力度的现代化
　　将科研课题档案和综合档案的重要内容输入微机，实现网络化管理，从而开发利用档案资料。我们区教科室正拟建立区教育科研网站，希望有条件的学校开发科研网页，促科研管理的现代化。
　　3.加强对课题相关信息的搜集，建立科研信息中心。
　　应注重对课题相关资料的收集，现代网络信息技术如此发达，这本身就是个极有利的条件。我记得六里山小学在最初确定“小班化开放式教育”这一课题时，市教科所的曲文弘老师通过网络将国内外关于小班化教育研究的最新理论资料汇集了厚厚一本，这样便使六里山小学再搞小班化研究时能站在一个较高的起点上。所以我们各校在开展科研工作，进行课题研究时一定注意要占领至高点，站在前人的肩膀上再向上攀登。 
　　今天，对科研档案管理的简单介绍就到此结束，其实这其中很多内容都是从我们各所学校中获取的经验，我只不过是在此集中一下，非常感谢我们的各位领导，一直不断地开拓创新地开展科研工作，创造出了这么多、这么好的经验，希望大家也能不断总结各自的工作经验，并向我们提出宝贵意见。谢谢大家。

——摘自顺城教育网